Urlaub erfassen, ohne den Urlaub zu ruinieren
Fremdwährung, einer zahlt für alle, wieder viel Bargeld und null Lust auf Verwaltung. Wie du eine Reise im Haushaltsbuch so unterbringst, dass eine Woche nicht den ganzen Monat unlesbar macht.
Zwei Wochen Urlaub kippen jedes Haushaltsbuch. Es wird bar bezahlt, in einer anderen Währung, einer legt für alle aus, und abends hat niemand Lust, Beträge einzutippen. Zurück zu Hause ist die Woche eine graue Fläche, und der ganze Monat sieht aus wie ein Ausrutscher.
Das ist lösbar, aber nicht dadurch, dass du im Urlaub gründlicher wirst. Es geht darum, vorher zu entscheiden, wie genau es überhaupt sein soll.
Die Reise gehört nicht in den Monat
Der wichtigste Schritt passiert vor der Abreise: Behandle die Reise als eigenen Posten, nicht als Teil des laufenden Monats. Sonst vergleichst du im Herbst einen Augustmonat mit Ferien gegen einen Septembermonat ohne, und der Vergleich sagt dir nichts.
Praktisch heißt das: eine Kategorie oder ein Merkmal, das alle Reiseausgaben trägt, von der Buchung bis zum letzten Kaffee am Flughafen. Danach kannst du deinen Monat auf zwei Arten lesen: mit Reise und ohne. Beide Zahlen sind wahr, aber nur die zweite lässt sich mit anderen Monaten vergleichen.
Wer Reisen ohnehin über eine Jahresrücklage finanziert, hat es hier leichter, weil die Ausgabe dann gegen einen vorher gebildeten Topf läuft und den Monat gar nicht erst verzerrt.
Was du wirklich vorher buchen kannst
Ein überraschend großer Teil einer Reise ist schon bezahlt, bevor sie beginnt, und lässt sich in Ruhe zu Hause erfassen.
- Fahrt und Anreise, also Bahn, Flug, Sprit, Maut oder die Vignette für Österreich oder die Schweiz.
- Unterkunft samt Anzahlung und der Kurtaxe, die häufig erst vor Ort verlangt wird.
- Alles, was schon vor der Abreise gekauft wurde: Reiseapotheke, Sonnencreme, Badesachen, Koffer, Auslandskrankenversicherung.
- Betreuungskosten, die während der Reise weiterlaufen, etwa der Kita-Beitrag oder die Nachbarin, die die Katze versorgt.
Wenn diese Posten vor der Abreise im Haushaltsbuch stehen, bleibt für unterwegs nur noch das Tagesgeschäft übrig. Und das ist der Teil, bei dem du dich entscheiden musst, wie viel Aufwand er dir wert ist.
Drei Genauigkeitsstufen, ehrlich beschrieben
- Alles einzeln erfassen, jeden Abend zehn Minuten. Du bekommst die genauesten Zahlen und weißt hinterher, was Essen gehen wirklich gekostet hat. Der Preis ist, dass es Urlaub ist und du dir eine tägliche Pflicht mitnimmst, die nach drei Tagen häufig einschläft.
- Ein Tagesbudget in bar, einmal pro Tag oder alle zwei Tage als ein Betrag erfasst. Du weißt danach, wie viel weg ist, aber nicht wofür. Für die meisten Familien reicht das völlig, und es überlebt auch einen Tag am Strand.
- Eine Reisekasse als Ganzes: ein Betrag vorher zur Seite, unterwegs gar nichts, hinterher einmal abrechnen. Am wenigsten Aufwand, am wenigsten Erkenntnis, und trotzdem besser als der Versuch, alles zu erfassen und nach zwei Tagen aufzugeben.
Keine dieser Stufen ist die richtige. Die richtige ist die, die du am fünften Tag noch machst, wenn es dreißig Grad hat und ein Kind quengelt.
Fremdwährung und Bargeld
Innerhalb der Eurozone entfällt das Problem, im Urlaub in Kroatien vor der Euroeinführung, in der Türkei, in Dänemark oder in der Schweiz nicht. Der einfachste Weg: Erfasse in Euro, und zwar zu einem Kurs, den du einmal festlegst, statt jeden Tag neu nachzurechnen. Für eine Urlaubswoche ist der Fehler durch Kursschwankungen kleiner als der Fehler durch die drei Ausgaben, die du sowieso vergisst.
Beim Bargeld gilt dieselbe Logik wie zu Hause, nur verschärft. Behandle die Abhebung am Automaten als Übergang in einen Bargeldtopf und rechne am Ende der Reise ab, was übrig ist. Der Rest, der in der Geldbörse zurückkommt, mindert die Reisekasse. Die Gebühren fürs Abheben im Ausland gehören mit in die Reise, nicht in eine Bankkategorie, sonst tauchen sie im Rückblick nie da auf, wo sie entstanden sind.
Wenn einer für alle bezahlt
Bei Reisen mit Freunden oder mit den Großeltern zahlt fast immer eine Person und der Rest gleicht später aus. Das ist praktisch, macht aber aus einer Urlaubswoche eine kleine Buchhaltung, wenn niemand mitschreibt.
Es reicht eine einzige Liste, in der steht, wer was ausgelegt hat, mit Betrag und Anlass. Kein Aufteilen unterwegs, kein Rechnen am Tisch. Nach der Rückkehr wird einmal saldiert und der Ausgleich per Überweisung geschickt. Wichtig fürs eigene Haushaltsbuch: Was du für andere ausgelegt hast, ist keine Ausgabe deines Haushalts, sondern eine offene Forderung. Sonst sieht dein Urlaub doppelt so teuer aus, wie er war.
Und für den Rückweg gilt: Nimm dir in der ersten Woche zu Hause eine halbe Stunde, geh die Kartenumsätze durch, buch den Bargeldrest zurück und schließ die Reise ab. Danach ist der Monat wieder lesbar, und niemand muss im Dezember rätseln, was diese sechs Beträge aus dem Sommer waren.
Häufige Fragen
Wie erfasse ich Ausgaben in einer fremden Währung?
Leg vor der Reise einen Umrechnungskurs fest und benutze ihn für alle Ausgaben, statt täglich neu zu rechnen. Für ein oder zwei Wochen ist die Abweichung durch Kursbewegungen klein und stört den Vergleich mit anderen Monaten nicht. Wenn du es genauer willst, übernimm später die Eurobeträge aus deinen Kartenumsätzen und korrigiere nur die Barausgaben.
Soll ich die Urlaubsausgaben in die normalen Kategorien buchen?
Beides geht, solange die Reise zusätzlich als Ganzes erkennbar bleibt. Ohne diese Klammer verzerrt eine Urlaubswoche deine Kategorie für Essen und die für Freizeit so stark, dass der Monatsvergleich nichts mehr aussagt. Mit ihr kannst du wahlweise den Monat ohne Reise ansehen oder die Reise als eigenen Posten auswerten.
Wie rechne ich mit Freunden ab, ohne die Reise zu vermiesen?
Unterwegs schreibt eine Person alles in eine gemeinsame Liste: wer hat was ausgelegt, Betrag, kurzer Anlass. Gerechnet wird erst nach der Rückkehr, dann ein einziges Mal, und der Ausgleich läuft über eine Überweisung. In deinem eigenen Haushaltsbuch führst du ausgelegte Beträge als Forderung, nicht als Ausgabe, sonst stimmt deine Urlaubssumme hinterher nicht.
Lohnt es sich überhaupt, im Urlaub etwas zu erfassen?
Für die nächste Reise ja, für den laufenden Monat kaum. Wenn du am Ende weißt, was eine Woche mit deiner Familie ungefähr gekostet hat, kannst du beim nächsten Mal einen realistischen Betrag zurücklegen, statt zu schätzen. Dafür reicht eine grobe Tagessumme völlig aus, du brauchst keine Aufschlüsselung nach Eis, Museum und Parkplatz.
Nimm dir einen Monat
Fambook gibt einem Haushalt ein gemeinsames Buch: Jeder trägt in Sekunden etwas ein, an jeder Buchung steht, wer es war, und der Monat summiert sich an einer Stelle statt an zweien. Es schreibt ohne Netz und synchronisiert danach. Buchen, Kategorien, Budgets, Auswertungen, CSV-Import und -Export, Synchronisierung und das Teilen zu zweit sind kostenlos — das Abo kauft dir nur weniger Tipparbeit.