Devoluciones, abonos y dinero que te devuelven: dónde va cada cosa
El dinero que vuelve es lo que peor se anota en casa. Como ingreso, deforma lo que ganas; ignorado, deforma lo que gastas. Aquí está el sitio que le corresponde a cada caso.
Compras unas botas, no te valen, las devuelves y a los cuatro días aparece un abono en la tarjeta. Adelantas la cena de cumpleaños de un amigo y al día siguiente te llegan seis Bizum. Pagas un billete de tren para el trabajo y la empresa te lo reembolsa con la nómina del mes que viene. Los tres son dinero que entra en tu cuenta, y los tres son cosas completamente distintas.
Casi todos los registros domésticos se rompen por aquí. Lo fácil es apuntar todo lo que entra como ingreso, y entonces tu año dice que ganas más de lo que ganas y que gastas más de lo que gastas, las dos mentiras a la vez.
La regla que resuelve casi todos los casos
El dinero vuelve por donde salió. Si el gasto se anotó en alimentación, el reembolso es un importe negativo en alimentación; si salió de ropa, vuelve a ropa. La categoría queda entonces con el coste neto, que es lo que de verdad te ha costado, y tus ingresos se quedan en lo que ganas por trabajar, que es lo que tienen que decir.
La excepción es el dinero que no compensa ningún gasto tuyo: un premio, un alquiler, la venta de algo que ya tenías. Eso sí es ingreso.
Devoluciones de compras: el problema es la fecha
Una devolución suele ser sencilla de clasificar y molesta de encajar en el tiempo. Pagas a final de mes, devuelves la semana siguiente y el abono aparece en la tarjeta cinco días después. El resultado es un mes hinchado y el siguiente aliviado, y ninguno de los dos es cierto del todo.
Hay dos maneras de vivir con eso. Anotar el abono el día que entra, con lo que tu registro sigue el ritmo del banco y algún mes queda descuadrado; o corregir el apunte original si aún no has cerrado el mes, con lo que el mes queda limpio pero tu registro deja de coincidir con el extracto. Si sueles comparar con el banco, la primera es más cómoda. Si lo que miras son los totales del mes, la segunda molesta menos.
Dinero que adelantas por otros
Este es el caso más frecuente y el que más ensucia. Pagas tú la comida de ocho, la entrada de todos, el regalo conjunto, y luego cada uno te manda su parte por Bizum a lo largo de tres días. Si anotas la salida completa y cada Bizum como ingreso, tendrás nueve apuntes para una cena.
Lo que suele funcionar mejor es anotar solo tu parte como gasto y tratar el resto como dinero de paso, que ni gastas ni ganas. Tiene una pega: hasta que te devuelvan, ese dinero está fuera de tu cuenta y tu registro no lo refleja. Si son cantidades pequeñas y se devuelven el mismo fin de semana, da igual. Si son cantidades grandes o tardan, conviene anotar el gasto entero y luego cada devolución como negativo, para que en ningún momento el registro diga que tienes un dinero que no tienes.
- Si el reembolso llega en horas o días y es pequeño, anota solo tu parte y ahórrate el ruido.
- Si es un importe que notarías si no volviera, anota el gasto completo y ve descontando cada devolución.
- Si adelantas cosas a menudo para el mismo grupo, escribe en la nota quién falta por pagar, que es la información que se pierde primero.
- Si algo no vuelve, en algún momento conviértelo en gasto tuyo y déjalo cerrado, en lugar de arrastrarlo indefinidamente.
Los gastos de trabajo que te reembolsan aparte
Cuando adelantas dinero de la empresa y te lo devuelven junto con la nómina, el importe llega mezclado con tu sueldo. Si anotas la nómina entera como ingreso, ese mes parecerá que has ganado más, y la próxima vez que compares meses no entenderás por qué. Lo limpio es separar los dos conceptos: el sueldo como ingreso y la parte de reembolso como negativo en la categoría donde anotaste el gasto original, normalmente transporte o comidas de trabajo.
Cuando la vuelta cruza el mes o el año
Un reembolso de una póliza, un abono de una compra grande, la devolución de una fianza: pueden tardar bastante. Si tú anotas el negativo en el mes en que llega el dinero, habrá un mes con una categoría rarísima, incluso por debajo de cero. Eso no es un fallo del método, es lo que ocurrió, y se lee bien en cuanto miras el año en lugar del mes.
Para que no parezca un misterio dentro de medio año, basta con una palabra en la nota que enlace la devolución con el gasto original. Es el único trabajo extra que pide todo esto, y es el que ahorra las conversaciones de intentar acordarse de qué era aquello.
Puestas así las cosas, el dinero que vuelve deja de ser el sitio donde tus cuentas se estropean. Tus ingresos dicen lo que ganas, tus categorías dicen lo que te cuestan de verdad las cosas, y lo que está pendiente de volver está escrito en algún sitio en lugar de en la memoria de alguien.
Preguntas frecuentes
¿Un abono de una compra devuelta es un ingreso?
No. Es la anulación de un gasto, así que lo natural es anotarlo como importe negativo en la misma categoría donde estaba la compra. Si lo tratas como ingreso, tu registro dirá que ganas más de lo que ganas y que gastas en ropa más de lo que gastas, dos errores por el precio de uno. La fecha ponla el día que el dinero aparece en la cuenta.
¿Cómo anoto una cena que pago yo y me devuelven por Bizum?
Si te lo devuelven casi enseguida y no son cantidades grandes, lo más cómodo es anotar solo tu parte y no registrar los Bizum: es dinero que pasa por tu cuenta sin ser tuyo. Si el importe es grande o tarda en volver, anota el gasto completo y luego cada devolución como negativo, para que tu saldo estimado no diga en ningún momento que tienes dinero que aún no ha vuelto.
¿Y si me devuelven solo una parte?
Se anota lo que vuelve, cuando vuelve, y el resto se queda como gasto tuyo. Es exactamente lo que ocurre con una fianza de la que descuentan desperfectos o con un billete al que le retienen gastos de gestión. La categoría termina reflejando el coste neto real, que es la cifra que sirve para saber cuánto costó aquello de verdad.
¿Merece la pena tener una categoría llamada reembolsos?
Suele complicar más de lo que ayuda. Si todos los reembolsos van a una categoría propia, dejas de saber a qué gasto compensaba cada uno y las categorías originales siguen inflando el coste. Con el importe negativo en la categoría de origen y una palabra en la nota que enlace ambos apuntes, tienes la trazabilidad sin añadir estructura nueva.
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