Cómo juntar dos registros de gastos en uno sin contar las cosas dos veces
Dos personas llevan meses apuntando cada una por su lado y ahora quieren un solo libro de casa. Qué hacer con lo que aparece duplicado, cómo detectarlo y si merece la pena arrastrar el histórico.
Los dos lleváis meses apuntando. Cada uno a su manera, con sus categorías y su nivel de detalle. Ahora vais a vivir juntos, o simplemente os habéis cansado de tener dos fotos parciales de la misma casa, y queréis un solo registro. La parte técnica se hace en una tarde; la parte que da problemas es otra.
El problema es que en dos registros que han convivido hay cosas que están dos veces, cosas que no están en ninguno y categorías que suenan igual pero no significan lo mismo.
Antes de mover nada: decidir desde cuándo
La primera decisión es la que más trabajo ahorra. Puedes empezar el libro común desde una fecha, normalmente el día 1 del mes que viene, y dejar los dos registros antiguos como están, cerrados, cada uno en su sitio. O puedes arrastrar todo el histórico y fusionarlo.
Arrastrarlo entero cuesta bastante más de lo que parece y su utilidad es limitada: un histórico hecho con dos criterios distintos no se puede comparar consigo mismo. Si tú metías las cañas en ocio y la otra persona las metía en comida, el año fusionado no responde bien a ninguna pregunta. Empezar limpio desde una fecha pierde el pasado a cambio de que el futuro sea legible, y para la mayoría de las casas ese cambio compensa.
Dónde están los duplicados
Si decidís traer el histórico, los gastos repetidos aparecen en sitios bastante predecibles. Merece la pena buscarlos de forma dirigida en vez de leer línea por línea:
- Los gastos que uno adelantó y el otro devolvió por Bizum, que suelen estar apuntados como gasto completo en uno y como gasto de la mitad en el otro.
- La compra grande del sábado, cuando uno paga y el otro apunta lo que ha visto en el ticket porque estaba allí.
- Los recibos domiciliados que salen de una cuenta pero que los dos consideráis comunes, especialmente la luz y la cuota de la comunidad de propietarios.
- Los pagos hechos con la tarjeta de uno para algo que después se repartió, como un viaje o un regalo conjunto.
Casi todos se detectan ordenando por importe: los duplicados exactos saltan a la vista y los que son la mitad de otro aparecen justo al lado. Los que no se detectan así son los que uno apuntó el día de la compra y el otro el día en que se cargó en la cuenta, con dos o tres días de diferencia, que es un caso frecuente con las tarjetas.
El Bizum entre vosotros no es un gasto
Este es el error que más ensucia un registro fusionado. Cuando uno paga la cena y el otro le devuelve la mitad por Bizum, ha salido dinero de casa una sola vez: el importe de la cena. La devolución es un movimiento interno entre dos bolsillos de la misma casa.
Si el que pagó lo apunta entero y el que devolvió apunta su Bizum como gasto, esa cena aparece contada vez y media en el libro común. Al fusionar, lo más limpio es dejar el gasto original completo y borrar todas las transferencias entre vosotros, que a partir de ahora dejan de tener sentido como gastos.
Poner de acuerdo las categorías
Cada uno llega con su lista y, si intentáis conservar las dos, acabáis con veinticinco apartados y una discusión semanal sobre cuál toca. Es mejor construir una lista nueva y corta entre los dos, mirando qué preguntas queréis poder responder al final del mes.
Un consejo concreto: haced la lista mirando gastos reales del mes pasado, no en abstracto. Con la cesta de la compra, un par de recibos domiciliados y tres o cuatro caprichos delante, se ve enseguida si hace falta separar comida de casa o si con un solo apartado sobra. Las categorías inventadas en el aire suelen no usarse nunca.
Lo que no estaba en ninguno de los dos
Al juntar aparece también el hueco: gastos que ninguno apuntaba porque cada uno pensaba que era cosa del otro. Suelen ser el efectivo, los suministros que salen solos de una cuenta y las cuotas anuales que se cobran una vez y se olvidan.
Ese hueco es la parte más valiosa de la fusión, más que los duplicados. Es dinero que salía de casa y no estaba en ninguna foto. Con dos o tres meses del extracto delante se identifican casi todos, y a partir de ahí ya queda claro quién los apunta.
Cuando lo tengáis montado, dad por hecho que el primer mes va a ser raro: faltarán cosas, sobrarán categorías y habrá que ajustar. Eso no significa que la fusión haya salido mal, significa que un libro compartido tarda un mes en encontrar su forma.
Preguntas frecuentes
¿Merece la pena traerse el histórico al juntar dos registros?
Normalmente no del todo. Un histórico construido con dos criterios distintos no se puede comparar consigo mismo, así que su valor es menor de lo que parece. Muchas casas arrastran solo los últimos meses, o ninguno, y empiezan el libro común en una fecha limpia. Los registros antiguos se pueden conservar aparte por si alguna vez hace falta consultarlos.
¿Cómo detecto los gastos que están apuntados dos veces?
Ordenando por importe en lugar de por fecha. Los duplicados exactos quedan pegados y los que son la mitad de otro aparecen cerca, que es el caso típico de un gasto compartido por Bizum. Los que se escapan son los que uno apuntó el día de la compra y el otro el día del cargo en cuenta, con dos o tres días de diferencia, así que conviene revisar también fechas próximas.
¿Un Bizum entre nosotros dos cuenta como gasto?
No. Si uno paga la cena y el otro le devuelve la mitad, de la casa ha salido solo el importe de la cena; la devolución mueve dinero de un bolsillo a otro dentro del mismo hogar. Al llevar un libro común, lo limpio es registrar el gasto original completo y no apuntar las transferencias internas, que si no acaban contándose como salidas que nunca ocurrieron.
¿Cuántas categorías conviene tener en el libro común?
Pocas y acordadas entre los dos. Si cada uno conserva sus apartados acabáis con una lista larga y con dudas constantes sobre dónde va cada cosa. Lo que suele funcionar es sentarse con los gastos reales del mes pasado delante y construir de ahí cinco o seis apartados que respondan a las preguntas que de verdad os hacéis al final del mes.
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