Cómo sacar tus datos de una aplicación de cuentas
Poder exportar es lo que separa un servicio de una trampa. Qué contiene una exportación de verdad, qué probar antes de meter años de apuntes y por dónde se rompe un CSV al pasar de un sitio a otro.
Llevas dos años anotando los gastos de casa en un sitio. Son miles de apuntes, con sus categorías, sus notas y el detalle de quién pagó cada cosa. Es una de las pocas cosas que tienes de tu propia vida en forma de datos, y si un día ese sitio cierra, sube de precio o simplemente deja de gustarte, todo depende de una función que probablemente no has abierto nunca: la de exportar.
Conviene mirarla pronto, no cuando ya haga falta. Y no por desconfianza, sino porque comprobarlo cuesta diez minutos al principio y es imposible de arreglar al final.
Qué contiene una exportación de verdad
Un archivo con la fecha y el importe no es una exportación de tus datos, es un resumen. Lo que hace falta es que salga todo lo que tú escribiste, porque el importe lo tiene también tu banco; lo que solo está ahí es el resto.
- Fecha, importe y moneda de cada apunte, con el signo claro para distinguir gasto de ingreso.
- La categoría tal como tú la escribiste, no un código interno que fuera de esa aplicación no significa nada.
- La cuenta o el medio de pago, y quién hizo el apunte si en casa lo lleváis entre varios.
- Las notas y las etiquetas, que suelen ser lo primero que se pierde y lo único que explica por qué aquel gasto era lo que era.
Los adjuntos, si los usas, casi nunca vienen dentro de un archivo de texto. Si guardas fotos de facturas para reclamaciones, comprueba aparte si hay manera de descargarlas, porque un CSV con la lista de apuntes no te las va a traer.
La prueba se hace el primer día, no el último
No hace falta esperar a tener años de historia. Con veinte apuntes ya se puede comprobar todo lo que importa, y si algo no funciona, aún estás a tiempo de decidir con calma.
- Exporta un mes cualquiera y abre el archivo en una hoja de cálculo para ver si las columnas están donde deben.
- Busca un apunte que tenga tilde, una eñe y una nota larga, y comprueba que se lee bien y que la nota no está cortada.
- Comprueba que un importe con decimales sigue siendo un número y no se ha convertido en texto ni en una fecha.
- Guarda ese archivo en tu ordenador y ábrelo dentro de unos meses, para saber que sigues pudiendo leerlo sin la aplicación delante.
Si algo de esto falla, no significa necesariamente que tus datos estén atrapados, pero sí que rescatarlos costará trabajo manual. Saberlo pronto cambia decisiones; saberlo tarde solo produce enfado.
Por dónde se rompe un CSV en español
El formato CSV es un acuerdo bastante flojo, y en español se rompe casi siempre por los mismos cuatro sitios. El primero es el separador: aquí muchas hojas de cálculo esperan punto y coma en lugar de coma, porque la coma ya se usa para los decimales. Si abres el archivo y todo aparece apelotonado en una sola columna, no está corrupto, solo hay que decirle qué separador usar.
El segundo son los decimales: si tus importes usan coma y el otro programa espera punto, te encontrarás cifras multiplicadas o convertidas en texto. El tercero son las tildes y la eñe, que salen como símbolos raros cuando el archivo está en una codificación y se abre en otra; la solución suele ser abrirlo indicando codificación universal en lugar de dejar que el programa adivine. Y el cuarto son las fechas, porque el día y el mes cambian de orden según el país y un tres de julio se puede convertir en un siete de marzo sin que nada avise.
Ninguno de los cuatro destruye información: todos son reversibles si te das cuenta a tiempo. El peligro real es no darse cuenta, importar los datos ya deformados en otro sitio y descubrirlo meses después, cuando ya has anotado encima.
Guardar una copia de vez en cuando
Una exportación anual guardada en tu ordenador, o donde guardes las cosas importantes, resuelve casi todos los escenarios malos: el servicio que cierra, la cuenta que se pierde, el móvil que desaparece con la sesión dentro. No hace falta más ceremonia que eso, ni un calendario, ni un sistema. Un archivo por año, con el año en el nombre, en la misma carpeta donde tengas los documentos de casa.
Y si en algún momento decides mudarte a otro sitio, empieza importando un mes en lugar de todo. Revisas cómo ha quedado ese mes, compruebas que las categorías han caído donde debían, y solo entonces metes el resto. Es la diferencia entre una tarde de comprobar y varias semanas de arreglar apuntes uno a uno.
Preguntas frecuentes
¿Qué campos tiene que traer una exportación para que sirva?
Como mínimo fecha, importe con su signo, moneda, categoría con el nombre que tú le diste, cuenta o medio de pago, y las notas y etiquetas. El importe y la fecha los puedes reconstruir del banco si hiciera falta; las categorías y las notas no, porque solo existen porque tú las escribiste. Si esas dos cosas no salen, la exportación no te está devolviendo tu trabajo.
¿Por qué se ven mal las tildes al abrir el archivo?
Porque el archivo está guardado en una codificación de caracteres y el programa lo abre suponiendo otra. Es un problema de lectura, no de contenido: tus datos están intactos. Se arregla abriendo el archivo desde la opción de importar texto de la hoja de cálculo e indicando codificación universal, en lugar de hacer doble clic y dejar que el programa adivine.
¿Cada cuánto conviene exportar?
Una vez al año suele bastar para lo que está en juego, y encaja bien con el repaso anual de las cuentas de casa. Si acabas de empezar en un sitio nuevo, hazlo también al primer mes, pero por otra razón: no para tener copia, sino para comprobar que la función existe y funciona antes de acumular años de apuntes dentro.
¿Puedo mover mis datos de un sitio a otro sin perder nada?
Rara vez de forma perfecta, porque cada sitio organiza las categorías a su manera y algunas no tienen equivalente. Lo que sí se conserva casi siempre es fecha, importe, texto y notas. Prueba importando un solo mes, revisa cómo han quedado las categorías y corrige el criterio antes de meter el resto; hacerlo al revés obliga a repasar años de apuntes a mano.
Pruébalo un mes
Fambook le da a una casa una sola libreta compartida: cualquiera apunta un gasto en segundos, cada apunte dice quién lo hizo, y el mes suma en un sitio en vez de en dos. Apunta sin cobertura y sincroniza después. Apuntar, categorías, presupuestos, estadísticas, importar y exportar en CSV, sincronización y compartir entre dos personas son gratis: la suscripción solo te compra teclear menos.