Rückzahlungen, Retouren und ausgelegtes Geld richtig eintragen
Geld, das zurückkommt, wird im Haushaltsbuch am häufigsten falsch verbucht. Als Einnahme verzerrt es dein Einkommen, weggelassen verzerrt es deine Ausgaben. Hier steht, wohin jeder Fall wirklich gehört.
Du bestellst drei Paar Schuhe, behältst eines und schickst zwei zurück. Vierzehn Tage später sind achtzig Euro wieder auf dem Konto. Die Frage ist nicht, ob du das einträgst, sondern wie. Und diese Frage entscheidet darüber, ob dein Haushaltsbuch am Jahresende irgendetwas Vernünftiges sagt.
Der häufigste Fehler ist, zurückgezahltes Geld als Einnahme zu buchen. Das ist verständlich, weil es genau so auf dem Kontoauszug steht: Geld kommt rein. Es macht die Auswertung aber kaputt, und zwar an zwei Stellen gleichzeitig.
Warum eine Rückzahlung keine Einnahme ist
Wenn du die achtzig Euro als Einnahme führst, steigt dein Monatseinkommen um achtzig Euro, obwohl niemand dir etwas bezahlt hat. Gleichzeitig bleiben die Schuhe mit dem vollen Bestellbetrag in der Kategorie Kleidung stehen. Beide Zahlen sind falsch, und zusammen ergeben sie einen Monat, der besser aussieht, als er war, mit Ausgaben, die höher wirken, als sie sind.
Richtig gehört die Rückzahlung gegen die Kategorie, aus der die Ausgabe kam. Du buchst sie also als negative Ausgabe oder als Gutschrift auf Kleidung. Danach steht dort nur noch das eine Paar Schuhe, das du wirklich behalten hast, und dein Einkommen bleibt unberührt.
Die vier Fälle, die im Alltag vorkommen
Nicht jede Rückzahlung funktioniert gleich. Es hilft, sie einmal auseinanderzunehmen, weil die Behandlung sich unterscheidet.
- Die Retoure oder Stornierung: Der Kauf hat wirtschaftlich nie stattgefunden, deshalb wird die ursprüngliche Ausgabe um genau diesen Betrag reduziert.
- Die Erstattung von einer Versicherung oder der Krankenkasse: Die Ausgabe war echt, ein Teil kommt zurück, und beides gehört in dieselbe Kategorie.
- Ausgelegtes Geld, das dir jemand zurückgibt, etwa nach einem gemeinsamen Essen oder einem Geschenk für die Kollegin: Das war nie deine Ausgabe, sondern ein durchlaufender Posten.
- Die Rückzahlung aus der Nebenkostenabrechnung oder von einem Energieversorger: Sie gehört zu den Wohnkosten und macht die Jahressumme dort kleiner, statt Einkommen zu erzeugen.
In allen vier Fällen gilt dieselbe Grundregel, nur die Kategorie ändert sich: Das Geld geht dorthin zurück, wo es hergekommen ist.
Der unangenehme Fall: zwei verschiedene Monate
Du kaufst im März, das Geld kommt im April zurück. Wenn du die Gutschrift im April buchst, sieht der März zu teuer aus und der April zu billig. Das ist der Preis dafür, dass dein Haushaltsbuch zum Kontoauszug passt, und für die meisten Familien ist er es wert.
Wer es genauer haben will, korrigiert stattdessen die ursprüngliche Buchung im März nach unten und trägt die Gutschrift im April gar nicht ein. Dann stimmen die Monatssummen, aber dein Haushaltsbuch stimmt nicht mehr mit den Kontobewegungen überein. Beides ist vertretbar. Wichtig ist nur, dass ihr im Haushalt beide dasselbe macht, sonst sucht später jemand nach einer Buchung, die es nicht gibt.
Ausgelegtes Geld und Pfand
Ausgelegtes Geld ist der Fall, bei dem Vollständigkeit am meisten kostet und am wenigsten bringt. Wenn du das Essen für vier Leute bezahlst und drei überweisen dir noch am selben Abend ihren Anteil, kannst du entweder beides buchen oder nur deinen eigenen Anteil. Nur den eigenen Anteil zu buchen ist schneller, verliert aber die Information, falls jemand nicht zahlt. Beides zu buchen ist genauer und macht mehr Arbeit.
Beim Pfand hat sich in den meisten Haushalten eine pragmatische Lösung durchgesetzt: Der Bon vom Leergutautomaten wird direkt beim Einkauf verrechnet, weil er ohnehin an der Kasse abgezogen wird. Du trägst dann den Betrag ein, der wirklich bezahlt wurde. Das Pfand einzeln nachzuhalten, lohnt sich nur, wenn ihr Kästen in größerem Umfang bewegt und der Betrag über Monate spürbar wird.
Wie du das im Alltag durchhältst
Der ganze Aufwand kippt an dem Punkt, an dem du beim Kauf schon weißt, dass etwas zurückgeht. Genau dann hilft eine kurze Notiz an der ursprünglichen Buchung, zum Beispiel „zwei Paar gehen zurück“. Vierzehn Tage später weißt du beim Eingang sofort, wohin die Gutschrift gehört, ohne den Bestellverlauf durchsuchen zu müssen.
Und wenn du eine Rückzahlung übersiehst, ist nichts verloren. Sie steht auf dem Kontoauszug und lässt sich beim nächsten Abgleich nachtragen. Das ist der Vorteil dieser Kategorie: Anders als bei Bargeld gibt es hier immer eine Spur, der du folgen kannst.
Häufige Fragen
Soll ich eine Retoure als Einnahme buchen?
Nein. Buch sie als Gutschrift auf dieselbe Kategorie, aus der der Kauf kam. Als Einnahme gebucht steigt dein Monatseinkommen, obwohl dir niemand etwas bezahlt hat, und gleichzeitig bleibt die Ausgabe in voller Höhe stehen. Am Jahresende sind dann beide Zahlen falsch. Mit einer Gutschrift auf die Kategorie bleibt nur das übrig, was du wirklich behalten hast.
Wohin gehört die Rückzahlung aus der Nebenkostenabrechnung?
Zu den Wohnkosten, gegen dieselbe Kategorie, in der auch die monatlichen Vorauszahlungen stehen. Dadurch sinkt eure Jahressumme fürs Wohnen um genau diesen Betrag, und das ist die ehrliche Zahl. Als Einnahme gebucht würde sie so aussehen, als hättet ihr in diesem Monat mehr verdient, was die Auswertung des ganzen Jahres verzerrt.
Was mache ich, wenn Kauf und Rückzahlung in verschiedene Monate fallen?
Zwei Wege sind vertretbar. Entweder du buchst die Gutschrift in dem Monat, in dem das Geld eingeht, dann passt alles zum Kontoauszug, aber die Monatssummen schwanken. Oder du korrigierst die ursprüngliche Buchung, dann stimmen die Monate, aber nicht mehr die Kontobewegungen. Entscheidet euch für einen Weg und macht es im Haushalt einheitlich.
Muss ich Geld erfassen, das ich nur kurz auslege?
Nicht unbedingt. Wenn alle noch am selben Abend zurücküberweisen, reicht es, nur deinen eigenen Anteil einzutragen. Sobald aber größere Beträge über dein Konto laufen oder Rückzahlungen regelmäßig Wochen dauern, lohnt sich die vollständige Erfassung mit Ausgabe und Gutschrift. Nur so merkst du, wenn eine Überweisung nie ankommt.
Nimm dir einen Monat
Fambook gibt einem Haushalt ein gemeinsames Buch: Jeder trägt in Sekunden etwas ein, an jeder Buchung steht, wer es war, und der Monat summiert sich an einer Stelle statt an zweien. Es schreibt ohne Netz und synchronisiert danach. Buchen, Kategorien, Budgets, Auswertungen, CSV-Import und -Export, Synchronisierung und das Teilen zu zweit sind kostenlos — das Abo kauft dir nur weniger Tipparbeit.