Apuntar los gastos de un viaje sin dedicarle el viaje entero
En un viaje se paga en efectivo, en otra moneda, a medias con gente y a deshoras. Cómo montar un sistema que sobreviva a eso y que además te sirva para el viaje siguiente.
Un viaje rompe casi todo lo que hace que una libreta funcione en casa. Se paga más en efectivo, a veces en otra moneda, casi siempre a medias con alguien, y en momentos en los que lo último que te apetece es sacar el móvil para escribir números.
Por eso lo que suele pasar es una de dos: o se apunta con entusiasmo los dos primeros días y luego nada, o no se apunta nada y a la vuelta se hace una reconstrucción heroica mirando la cuenta del banco. Las dos acaban en un dato que no sirve.
Decide antes de salir qué quieres saber al volver
Esta pregunta ahorra más trabajo que cualquier truco. No es lo mismo querer saber cuánto costó el viaje en total, que querer saber cuánto se fue en comer, que querer saber quién puso qué para ajustar cuentas al final.
- Si solo quieres el total: te basta con apuntar los pagos grandes y hacer una cuenta del efectivo al final. Cinco minutos en todo el viaje.
- Si quieres saber en qué se fue: necesitas categoría en cada apunte, pero puedes usar tres o cuatro y no más.
- Si vais varios y hay que ajustar: lo que necesitas registrar es quién pagó, más que en qué categoría entra.
Mucha gente intenta las tres cosas a la vez y por eso abandona. Elegir una es lo que hace que el sistema aguante hasta el último día.
El efectivo, que en viaje vuelve a ser protagonista
En muchos destinos vuelves a pagar en metálico cosas que en casa pagas con el móvil: el taxi, el mercado, la entrada de un sitio pequeño, la propina. Y el efectivo, si no lo escribes en el momento, desaparece.
Hay una manera de no pelearse con esto: no apuntes cada compra en efectivo. Apunta la retirada del cajero o el cambio de moneda como un solo movimiento, y al final del viaje cuenta lo que te sobra. La diferencia es lo que gastaste en metálico, y ese número es exacto, no reconstruido. Pierdes el detalle de en qué se fue, pero ganas un total que no te has inventado.
Si el detalle te importa, la única forma que funciona de verdad es apuntar en el momento, con el cambio todavía en la mano. Puedes apartarte dos pasos y hacerlo en diez segundos; lo que no funciona es «luego lo apunto».
Otra moneda: guarda el importe que pagaste, no el que crees que era
La tentación es ir convirtiendo mentalmente a euros mientras compras. Es una fuente de errores continua, porque el cambio que aplica tu banco no es el que hiciste tú de cabeza, y porque a los dos días ya estás redondeando.
Lo más limpio es anotar lo que realmente pagaste, en la moneda en que lo pagaste, y dejar la conversión para después. Si tu libreta lleva una sola moneda, escribe el importe convertido pero pon el original en la nota: dentro de seis meses, «40 (unos 12 €)» es un dato; «12 €» a secas es una estimación que ya no puedes revisar.
Cuando vais varios
El lío de los viajes en grupo casi nunca es de dinero, es de contabilidad. Uno paga la casa, otro paga el coche, un tercero va poniendo las cenas, y al cuarto día ya nadie sabe cómo van las cuentas.
Lo que resuelve esto no es un método complicado, es apuntar quién pagó en cada gasto compartido y no fiarlo a la memoria de nadie. Con eso, ajustar al final es una resta. Sin eso, es una conversación.
Y una advertencia práctica sobre los Bizum del ajuste final: cuando alguien te devuelve su parte, eso no es un ingreso nuevo, es la mitad del gasto que apuntaste entero. Si lo metes como ingreso, el mes del viaje te va a salir con unos números raros que no significan nada.
El viaje como una cosa entera
Un viaje no es un mes de tu vida y no debería leerse como si lo fuera. Si lo apuntas todo dentro de tus categorías normales, el mes de agosto sale disparado en comida y en transporte y no puedes comparar nada con nada.
Lo que da mejor resultado es marcar el viaje de alguna manera — una categoría propia, o una etiqueta en la nota, o simplemente un rango de fechas que sepas identificar — para poder leer dos cosas por separado: cuánto costó el viaje, y cómo fue tu mes sin contarlo. Las dos preguntas son legítimas y ninguna se contesta bien con la misma cifra.
Y al volver, el dato más valioso no es el total. Es la forma: cuánto se fue en dormir, cuánto en moverse, cuánto en comer. Eso es lo único que te sirve de verdad para calcular el viaje siguiente, y es lo que no vas a tener si no lo apuntaste mientras pasaba.
Preguntas frecuentes
¿Meto el vuelo y el hotel en el viaje, aunque los pagara hace tres meses?
Para saber lo que costó el viaje, sí, y por eso conviene marcarlos como parte del viaje aunque estén en otro mes. Para leer tu mes de mayo, el vuelo que pagaste en mayo es gasto de mayo. Son dos lecturas distintas del mismo apunte, y por eso la marca del viaje es más útil que discutir a qué mes pertenece.
¿Cómo apunto si estoy pagando en una moneda que no domino?
Anota el importe local en la nota siempre, incluso si registras el convertido. La conversión la puedes rehacer después con el cambio real de tu banco; el importe local, si no lo escribiste, no lo recuperas. Es la información que más se pierde y la que más echas de menos al revisar.
Somos cuatro y todo se paga a medias. ¿Hace falta apuntarlo cada vez?
Basta con apuntar el gasto entero y quién lo pagó; no hace falta repartirlo en el momento. El reparto es una operación aritmética que puedes hacer al final con toda la información delante, y hacerla al final suele salir mejor que ir ajustando sobre la marcha, que es cuando se cometen los errores.
¿Y si dejo de apuntar a mitad del viaje?
Cuenta el efectivo que te queda y registra la diferencia como un solo gasto del tramo que no apuntaste. No te dará el detalle, pero te dará un total honesto. Es mucho mejor que reconstruir comida a comida, porque la reconstrucción siempre se queda corta y encima parece precisa.
Pruébalo un mes
Fambook le da a una casa una sola libreta compartida: cualquiera apunta un gasto en segundos, cada apunte dice quién lo hizo, y el mes suma en un sitio en vez de en dos. Apunta sin cobertura y sincroniza después. Apuntar, categorías, presupuestos, estadísticas, importar y exportar en CSV, sincronización y compartir entre dos personas son gratis: la suscripción solo te compra teclear menos.